Stok sayımı, çoğu işletmede yılda bir kez muhasebe için yapılan zorunlu bir iş olarak görülür. Oysa sayımın asıl işi maliyet hesabını doğrulamaktır. Reçete, satılan üründen ne kadar malzeme düşmesi gerektiğini söyler; sayım ise depoda gerçekte ne kaldığını gösterir. İkisi arasındaki fark, gramaj kayması ve kayıt dışı zayi hakkında elinizdeki tek somut kanıttır. Bu yazıda sayımı hangi sıklıkta ve nasıl yapacağınızı, çıkan farkı nasıl okuyacağınızı anlatıyoruz.
Sayım Niçin Gerekli?
Sayım yapılmayan bir işletmede stok rakamı yalnız kayıtların doğru olduğu varsayımına dayanır. Bu varsayım kolay bozulur: alınan mal eksik gelir, transfer kaydedilmez, bozulan ürün çöpe gider ve kimse yazmaz. Sayım bu boşlukları bir kerede görünür yapar. Sağladıkları şunlardır:
- Reçete beklentisi ile gerçek tüketim arasındaki farkı ölçer.
- Dönem sonu stok değerini verir; satılan malın maliyeti bu değer olmadan hesaplanamaz.
- Kaybın hangi kalemde yoğunlaştığını gösterir, böylece önlem tahminle değil veriyle alınır.
- Sipariş miktarlarını gerçek tüketime göre ayarlamayı mümkün kılar.
Sayım Sıklığı ve Kritik Kalem Listesi
Bütün depoyu her hafta saymak gerçekçi değil; yılda bir saymak ise geç kalmak demektir. İşe yarayan yol iki listeyi ayırmaktır. Kritik kalemler haftalık sayılır: pahalı, çabuk bozulan ya da kaybı kolay olan ürünler. Et ve tavuk, deniz ürünleri, alkollü içecekler, kahve ve süt ürünleri bu listeye girer. Bu kalemler ciro içindeki payı büyük olduğu için küçük bir kayıp bile sonuca yansır. Kalan kalemler ay sonunda sayılır: kuru bakliyat, konserve, ambalaj malzemesi, temizlik ürünleri. Bu ayrım sayımı hem yapılabilir hem de anlamlı tutar; haftalık listeyi kısa tutmak, sayımın gerçekten yapılmasını sağlar.
Kör Sayım Nedir, Niçin Tercih Edilir?
Kör sayımda sayan kişi sistemdeki miktarı görmez; yalnız gördüğünü yazar. Ekrandaki rakamı gören kişi, farkı küçük bulduğunda çoğu zaman sistemdeki değeri yazma eğilimine girer ve sayım kendi kendini doğrulayan bir işleme dönüşür. Sayımı yürütürken şu kurallar farkı gerçekten ölçmenizi sağlar: sayım servis kapandıktan sonra, stok hareketi durmuşken yapılır; her depo ve buzdolabı tek tek gezilir; açılmış kaplar tahminle değil tartıyla ölçülür; iki kişi sayıyorsa aynı bölge iki kez sayılmaz.
Sayım ile Kayıt Farkı Nasıl Yorumlanır?
Sayım bittiğinde elinizde iki rakam olur: sistemin beklediği miktar ve sayılan miktar. Fark sıfır çıkmaz, çıkması da gerekmez. Önemli olan farkın büyüklüğü ve yönüdür. Sayılan miktar beklenenden azsa üç olasılık vardır: reçetedeki gramajdan fazla kullanılıyor, zayi kayda geçmiyor ya da mal eksik teslim alınmış. Sayılan miktar beklenenden fazlaysa genelde kayıt tarafında bir eksik vardır: alış girilmiş ama satış düşmemiş ya da reçetedeki miktar gerçekte kullanılandan yüksek yazılmış. Farkı tek başına değil, tutar olarak ve kalem bazında okuyun. Yüz gram baharat farkı ihmal edilebilir; aynı oranda et farkı ayın kârını götürür.
Sayımı Oturum Olarak Yürütmek
Kâğıda yazılan sayım, farkı hesaplamak için ikinci bir işe dönüşür; üstelik kimin ne saydığı kaybolur. Novem KasaPOS'ta sayım, adı ve tarihi olan bir oturum olarak açılır: depo ya da şube kapsamı seçilir, sayan personel oturuma katılır, satırlar tek tek girilir. Oturum kapanınca stoğu sayıma göre düzeltme adımı eldeki miktarı sayılan miktara eşitler ve bu adım yalnız bir kere çalışır; böylece sayımdan sonraki gerçek hareketler ezilmez. Sayım telefondan da yapılabilir: sayım uygulamasının kendi girişi vardır, personel şubesini seçip doğrudan saymaya başlar. Çıkan farkın maliyet tarafındaki karşılığını görmek için reçete maliyeti rehberine ve stok takibi sayfasına bakabilirsiniz.
