Beş Şubeli Zincirde Rapor ve Yetki Düzeni Nasıl Kurulur?

Şube Bazlı Yapı ile Merkezi Yapının Farkı

Fark dört eksende görünür. Her eksende şube bazlı yapı aynı işi beş kez yaptırır.

• Veri: merkezi yapıda bütün şubelerin satışı tek havuzda durur. Şube bazlı yapıda her şube kendi verisini tutar.
• Rapor: merkezi yapıda şubeler aynı raporda yan yana gelir. Şube bazlı yapıda beş raporu elle birleştirirsiniz.
• Menü ve fiyat: merkezi yapıda bir kez tanımlanır, zam ve kampanya şubelere topluca gider. Şube bazlı yapıda her şubede ayrı girilir.
• Yetki: merkezi yapıda aynı yetki listesi her şubede geçerlidir. Şube bazlı yapıda her şube kendi kuralını kurar.

Yerel İhtiyaç Merkezi Yapıyı Bozmaz

Şubelerin farkı gerçektir. Bir şube AVM'dedir, biri cadde üzerindedir; fiyat ve menü ayrışabilir. Bu fark merkezi yapıdan vazgeçmek için sebep değildir. Şubeye özel fiyat gerekiyorsa onu istisna olarak tanımlayın. Ana liste merkezde kalır, istisna yalnız o şubede geçerli olur. Zam geldiğinde ana listeyi bir kez değiştirirsiniz; istisnaları ayrıca gözden geçirirsiniz. Farklı türdeki şubeler de aynı hesapta durur. Bir restoran ve bir market şubesi ayrı menü ve fiyatla çalışır, ciro ve kâr raporu yine tek ekranda karşılaştırılır.

Merkezi Raporda Hangi Kırılımlara Bakılır

Toplam ciro beş şubenin farkını gizler. Şubeleri yan yana koyan kırılımlara bakın. Satış, ciro, ürün ve personel bazlı raporlara telefondan da erişirsiniz.

• Ciro ve sepet ortalaması: aynı ciroyu az müşteriyle yapan şube ile çok müşteriyle yapan şube ayrışır.
• İptal oranı: bir şubede diğerlerinden yüksekse önce o şubenin iptal yetkisine bakın.
• Saat bazlı yoğunluk: personel planını şube şube bu tabloya göre yapın.
• Ürün bazlı satış: bir ürün dört şubede satıp birinde satmıyorsa sebep menü ya da fiyattır.
• Personel bazlı satış: aynı şubedeki kasiyerleri aynı vardiyada karşılaştırın.

Merkezi Raporun Sınırı

İnternet kesildiğinde şube satışa devam eder. Ama kesinti süresince merkez panelde o şubenin verisi güncellenmez. Bağlantı geldiğinde veri eşitlenir ve geriye dönük yerine oturur. Bu yüzden gün içindeki tabloyu kesin rakam saymayın. Bir şubenin cirosu öğleden sonra düşük görünüyorsa önce bağlantısını kontrol edin. Karşılaştırmayı gün kapandıktan sonra yapın.

Yetkiyi Rol Adıyla Değil İşlemle Verin

Personel bir kategoriyle açılır: yönetici, kasiyer, garson, mutfak, kurye, depo ya da vale. Kategori başlangıç noktasıdır. Asıl kontrol işlem bazlı yetkidedir: indirim, fiyat değiştirme, sipariş silme ve Z raporu ayrı ayrı açılıp kapanır. Her personel kaydı tek bir şubeye bağlıdır. Şube müdürü yalnız kendi şubesini görür; bütün şubeleri merkez hesabı görür. Uyarı: yönetici kategorisi yetki kontrolüne takılmaz, o şubede her işlemi yapar. Bu kategoriyi her şubede bir kişiye verin. Kasa ekibini kasiyer kategorisinde tutun ve yetkiyi tek tek açın.

Beş Şubede Örnek Yetki Dağılımı

Aşağıdaki dağılım bir başlangıç önerisidir. Kendi işleyişinize göre değiştirin, ama değişikliği beş şubede aynı yapın.

• Merkez: bütün şubelerin raporu, menü ve fiyat tanımı, zam ve kampanya gönderimi.
• Şube müdürü: kendi şubesinin raporu, Z raporu, kasa açma ve kapama.
• Kasiyer: ödeme alma ve fiş yazdırma. İndirim ve fiyat değiştirme kapalı başlar.
• Garson: sipariş açma ve ürün ekleme. Sipariş silme ve ürün silme kapalı başlar.
• Başka çalışanın siparişine erişim: vardiya devri olan şubelerde açık, diğerlerinde kapalı.
• Ödeme geçmişini düzeltme: yalnız şube müdüründe.

Denetim İzini Haftalık Okuyun

Siparişi kimin açtığı ve kimin düzenlediği kaydedilir. İptal, iade, indirim ve fiyat değişikliği de kullanıcı bazında kaydedilir ve raporlanır. Kayıt tek başına bir şey değiştirmez; onu okuyan biri gerekir.

• Her hafta iptal ve iade raporunu şube şube açın.
• Aynı kullanıcı adında yoğunlaşan indirimlere bakın.
• Fiyat değişikliklerini merkezdeki ana listeyle karşılaştırın.
• Bir şubede sapma görürseniz önce o şubedeki yetki listesini kontrol edin.