Üç belgenin adı birbirine benzer, işleri farklıdır. Hangisini keseceğinizi sattığınız ürün değil karşı taraf belirler: alıcı e-Fatura mükellefi mi, ortada bir mal sevkiyatı var mı, satılan şey hizmet mi. Bu yazıda üç belgeyi alıcıya göre ayırıyor, belgenin kasadan nasıl kesildiğini ve dönem sonunda muhasebeye nasıl gittiğini anlatıyoruz.
Belgeyi Ürün Değil Alıcı Belirler
Karar tek soruyla başlar: karşı taraf kim? Üç belgenin ayrımı buradan çıkar.
- e-Fatura: Alıcı da e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa belge e-Fatura olarak düzenlenir ve sistem üzerinden alıcıya iletilir.
- e-Arşiv Fatura: Alıcı kayıtlı değilse belge e-Arşiv olarak kesilir. Nihai tüketiciye kesilen faturalar bu gruptadır.
- e-İrsaliye: Mal sevkiyatına eşlik eder. Faturanın yerine geçmez; malın yolculuğunun belgesidir.
- Alıcının kayıtlı olup olmadığını tahmin etmeniz gerekmez: kayıtlı kullanıcı listesi GİB tarafından yayımlanır ve belge tipi buna göre belirlenir.
Belge Kasada Kesilir, Ayrı Portalda Değil
Satışı tamamlarken belge tipini seçersiniz. Müşteri ve tutar bilgisi satış kaydından gelir, belge özel entegratör üzerinden saniyeler içinde GİB'e iletilir. Ayrı bir programa geçmek ve veriyi elle kopyalamak gerekmez. Elle kopyalama kalktığında iki hata da kalkar: yanlış yazılan tutar ve eksik müşteri bilgisi. İkisi de sonradan düzeltme yazışması demektir. Kasada kalan tek iş, doğru belge tipini seçmektir. Akış kasa kuyruğunu da kesmez. Belge satışın parçası olarak kesildiği için müşteri fatura beklerken ikinci bir programın açılmasını beklemez.
Hizmet İşletmesinde Araya Üçüncü Belge Girer
e-Adisyon, kâğıt adisyonun elektronik hâlidir; tebliğ ikisine aynı hukuki niteliği verir. Fatura yerine geçmez. Adisyon kapandığında eş zamanlı olarak, üzerinde adisyonun tekil numarası (ETTN) yazan bir e-Arşiv Fatura, e-Fatura ya da yeni nesil ÖKC fişi düzenlenmesi gerekir. Masada kâğıt çıktı bulundurmak zorunlu değildir. Zorunlu olan, ödeme belgesinin adisyonla eşleşmesidir.
Sevkiyat Varsa e-İrsaliye Devreye Girer
Mal gönderen işletmede irsaliye zorunludur; e-İrsaliye bunun elektronik hâlidir. Şubeye giden malla da müşteriye giden malla da birlikte düzenlenir. Bütün e-Dönüşüm belgeleri tek panelde toplanır ve yasal saklama yükümlülüğüne uygun tutulur. Böylece geçen yılın bir belgesini aramak için ayrı klasörlere bakmanız gerekmez.
Mevcut Hesabınızı Kullanmaya Devam Edersiniz
Yeni bir e-Dönüşüm hesabı açmanız gerekmez. Kasa özel entegratör altyapılarıyla uyumlu çalışır; hâlihazırda kullandığınız hesabı bağlayıp devam edersiniz. Diğer bağlantıların tam listesini entegrasyonlar sayfasında görebilirsiniz.
Dönem Sonunda Muhasebe Tarafı
Kesilen belgeler satış ve cari kayıtlarıyla eşleşir. Dönem sonunda mali müşavire tutarlı veri gider ve mutabakat kısalır. Cari hesap programı tarafında da aynı kayıt görünür: fatura kesildiği anda müşterinin bakiyesi güncellenir. Faturayı ayrıca deftere işlemek gerekmez.
Başvuru Yöntemi Belge Tipine Göre Değişir
Belgeye geçiş bir başvuruyla başlar ve her belgenin kabul edilen yöntemi aynı değildir. e-Adisyon örneğinde başvuru yalnız iki yolla yapılır: özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon. Portal yöntemi bu belge için sayılmamıştır. Bu ayrım kararı etkiler. Halihazırda özel entegratörle çalışıyorsanız yeni belge tipini aynı altyapıya eklemek yeterlidir; portal üzerinden çalışan bir işletmenin ise önce yöntem değiştirmesi gerekir. Yasal tarafın karşılığı somuttur: standarda uygun kesilen belge, sonradan gelen usulsüzlük tartışmasını baştan kapatır.
Nereden Başlanır
Sıra şudur; ilk üç adım kararı, dördüncüsü kurulumu belirler.
- Alıcı listenizi gözden geçirin: hangi müşteriler e-Fatura mükellefi? Cevap belge tipini belirler.
- Mal sevkiyatı yapıyorsanız e-İrsaliye ihtiyacını da listeye ekleyin.
- Hizmet işletmesiyseniz e-Adisyon tarafını ayrı değerlendirin: gönüllü geçişin ön koşulu, e-Arşiv ve elektronik fatura uygulamalarına kayıtlı olmaktır.
- Akışı görmek için ücretsiz deneyin; belgeyi kendi ürün ve müşteri kayıtlarınızla kesip kontrol edin.
