Ücretsiz adisyon programı küçük ve orta ölçekli işletmeler için avantaj olarak görülüyor. Özellikle kağıt adisyon kullanan işletmeler için dijitale geçişte önemli birer köprü olarak görülüyor. Hem maliyet altında kalmamak hem de dijitalin faydasını görmek isteyen işletmeler ilk etapta ücretsiz olarak sunulan adisyon programlarını daha uygun görüyor. Fakat her "ücretsiz adisyon programı" vaadi gerçekten de %100 ücretsiz midir? Yoksa bu ifadenin arkasında farklı gizli maliyetler bulunuyor mu?
Ücretsiz Adisyon Programlarının Vaatleri Neler?
Adisyon programları işletmelerde verimliliği artıran ve iş süreçlerinin daha profesyonel yönetilmesini sağlayan yeni nesil uygulamalardır. Bu programlar bazı firmalar tarafından ücretli bazıları tarafından ücretsiz olarak kullanıcıya sunulur. Ücretli programlar tercih edildiğinde genelde alıcıya programın tüm içeriği eksiksiz olarak şeffaf şekilde aktarılır. Fakat ücretsiz adisyon programı konusunda aynı şeffaflık olmayabilir. Bu programların kullanıcıya sundukları şunlardır:
- Lisans ücreti istenmeyen programlardır. Yazılımı indirip kullanmak için işletmelerin ücret ödemesine gerek duyulmaz.
- Masa bazlı sipariş alma ve ürün ekleme ya da çıkarma gibi temel işlevler ücretsiz olarak sunulmaktadır.
- Günlük raporlama hizmeti verir. Basit raporlara kolay erişim şansı vardır.
- Kurulumları hızlıdır ve aynı gün kullanılmaya başlanabilir.
- Genelde kullanım süresinin sınırsız olduğu vurgusu yapılmaktadır.
Ücretsiz Kelimesinin Arkasındaki Gizli Maliyetler
Ücretsiz olarak sunulan adisyon programlarının birçoğunun arkasında gizlenen birtakım maliyetler vardır. İlk bakışta bu gizli maliyetleri görmemeniz mümkündür. Fakat ücretsiz olarak sunulan genelde yazılımdır; donanımdan kuruluma hatta teknik destek hizmetlerine kadar birçok hizmet yine faturalandırılır. Yukarıda listelenen ücretsiz hizmetler işletme büyüdükçe ya da beklenti arttıkça yeterli olmayabilir. Bununla birlikte ücretsiz olarak sunulan adisyon programları beraberinde gizli birtakım maliyetler getirebilir. Bu maliyetleri şu başlıklar altında açıklayabiliriz:
Yazılım Ücretsiz Ama Cihazı Kim Veriyor?
Ücretsiz adisyon programı olarak sunulan sistemler genelde dijitale geçişte ilk adım olsa da ilerleyen süreçte sistemlerin yetersiz olmaya başlaması kaçınılmazdır. Ücretsiz adisyonlarda genelde yazılım için ücret talep edilmiyor. Fakat cihazı verirken firmalar belirli bir ücret talebinde bulunabiliyor. Çünkü bahsedilen yazılımlar özel cihazlar üzerinde çalışır. Bu aşamada da hem tablet hem de bağlantı ekipmanları masrafları ortaya çıkar. Bunların yanında ana cihaz arıza yaparsa yedek bir cihaz bulundurmak gerekir.
Kurulum Sonrası Fatura Devri
Kurulumdan sonraki aşamada yine gizli maliyetlerden birisi de işletmenin bu uygulamaya alışması sonrasında çıkar. İşletme uygulamayı kullanmaya başladıktan sonra işe yararlığını görür ve sistemi kullanmaya devam etmek ister. Zaman zaman teknik destek hizmetlerine ihtiyaç duyar. Bu durum da firmaya fatura bedeli olarak geri döner. Personelin eğitilmesi ve güncelleme, bakım maliyetleri de yine ücretsiz adisyon programı arkasındaki gizli maliyetlerdendir.
Sistemin Çökmesi ile Ortaya Çıkan Zarar
İşletmelerin yoğun olduğu saatlerde sistem çökerse bu durum işletmeye daha büyük bir zarar olarak geri döner. İşletme için teknik bir aksaklık olmasının yanında ciro kaybı olarak da görülmektedir. Ücretsiz paketlerde genelde altyapı ücretli programlara göre daha zayıftır. Sistem çökerse beraberinde şu sorunlar gelir:
- Siparişler elde yazılır ve karmaşa yaratabilir.
- Kısa süreli bir kesinti dahi işletme için ciddi ciro kaybına neden olabilir.
- Bekleme süresi uzadıkça müşterilerin memnuniyeti düşer. Bu durum müşterinin tekrar gelmemesine neden olur.
- Bu kesintiler tek seferlik ortaya çıkmaz. İlerleyen süreçlerde de kendini tekrar eder.
Programdan Ayrılmanın Zorluğu
Adisyon programları kurulum süreci detaylı uygulamalardır. Bu tarz uygulamaları bir süre sonra değiştirmek de önemli bir maliyet ortaya çıkarabilir. Ücretsiz uygulamalarda verileri taşıma zorluğu ile karşılaşabilirsiniz. Aynı zamanda verilerin otomatik olarak aktarılamaması tamamının elle aktarılmasını zorunlu hale getirir. Program sağlayıcısı geçiş için belirli bir ücret talebinde bulunabilir.
Ücretli ve Ücretsiz Adisyon Programı Karşılaştırması
Ücretsiz adisyon programı her ne kadar bazı işletmeler için avantajlı olarak kabul edilse de ücretli sistemler kadar kapsamlı değildir. Bu açıdan bakıldığında daha iyi karar verebilmek için ücretli ve ücretsiz adisyon programı karşılaştırması yapalım:
| Kalem | Ücretsiz program | Ücretli program |
|---|---|---|
| Yazılım lisansı | Lisans ücreti alınmaz | Yıllık ya da aylık abone ücreti vardır |
| Donanım | İşletme temin etmek durumundadır | Firma pakete dahil eder |
| Kurulum | Kullanıcı kendi kendine kurabilir, destek çok sınırlıdır | Firma profesyonel kurulum gerçekleştirir |
| Teknik destek | Genelde sınırlıdır | Sürekli destek hizmeti vardır |
| Eğitim | Eğitim ya sınırlıdır ya da ücretlidir | Paket içerisine eğitim de dahildir |
| Veri taşıma | Veri taşımada zorluk çıkarabilir | Verilerin taşınması kolaydır |
| Güncelleme | Ücretli olarak verilebilir | Pakete dahil edilerek sunulur |
| Maliyet | Genelde düşüktür fakat arka planda değişebilir | Sabittir, kullanıcı baştan maliyeti tahmin edebilir |
Gerçek Maliyeti Adım Adım Hesaplayın
Adisyon programı ücretsiz olarak sunulsa da işletmenizde kullanmadan önce ne gibi bir maliyeti olabileceğini adım adım hesaplamak gerekir. Bu şekilde dijital adisyonda ücretli mi ücretsiz mi seçimi yapmanız gerektiğine sağlıklı karar verebilirsiniz. Ücretsiz adisyon programı arkasındaki gerçek maliyeti şu adımlarla hesaplayabilirsiniz:
- İlk olarak programın kullanılacağı donanım maliyetinin belirlenmesi gerekiyor.
- Destek ve eğitim için ne kadar gideriniz olacağını hesaplayın.
- Kesinti kaybı varsa bunu tahmini bir tutar olarak belirleyin.
- Bu süreçte program için bakım ve güncelleme bedellerini belirlemelisiniz.
- Sistemden ayrılmanız gerekirse diye çıkış maliyeti belirlemesi yapmanız gerekiyor.
- Tüm bu maliyetleri toplayarak yıllık lisans bedeli ile kıyaslama yaparak gerçek maliyeti hesaplayabilirsiniz.
