Veresiye defteri tutan işletme alacağını bilir; borcunu ise çoğu zaman tedarikçinin telefonu hatırlatır. Oysa iki taraf aynı yerde durmadıkça "bu ay kasadan ne kadar para çıkacak" sorusunun cevabı yoktur ve kasada duran para, ödenmemiş faturaların toplamı bilinmeden kâr sanılır. Bu yazıda tedarikçi borcunun cari hesap programında nasıl tutulduğunu, hangi kayıtların birbirine bağlandığını ve ekstrede neye bakılacağını anlatıyoruz.
Alacak Takip Edilir, Borç Edilmez
Veresiye görünür bir sorundur: para tahsil edilmeyince eksik hemen fark edilir. Tedarikçi borcu tersidir; ödenmediği sürece kasada para durur ve işletme kendini rahat sanır. Sorun ödeme günlerinin üst üste geldiği haftada çıkar. İkinci sorun iki tarafın karışmasıdır. Müşteri bakiyesiyle tedarikçi bakiyesi aynı listede tutulursa ikisi de güvenilmez olur; borç ile alacak birbirini görsel olarak götürür, hiçbir rakam tek başına bir şey söylemez. Bu yüzden cari kaydının tipi baştan doğru seçilir.
Tedarikçi Ayrı Bir Cari Tipidir
NovemPOS beş cari tipi sunar ve her tip için ayrı ekstre, bakiye limiti ve ödeme koşulu tanımlanır:
- Kurumsal: faturalı çalışılan şirket hesapları.
- Bireysel: adına hesap açılan kişiler.
- Günlük: süreklilik taşımayan, tek seferlik hesaplar.
- Tedarikçi: mal ve hizmet aldığınız taraf. Bakiye ters yönde çalışır, borç sizdedir.
- Kasa: nakit hareketlerinin bağlandığı hesap.
Ödeme Koşulu Kaydın Üstünde Durur
Her cari için ödeme koşulu ve bakiye limiti tanımlanır. Bunu tedarikçi tarafında yapmak, vadeyi akılda tutmayı bırakmak demektir: hangi tedarikçiyle kaç günlük vadeyle çalıştığınız kaydın kendisinde durur, kişinin hafızasında değil. Satın almayı yapan kişi işten ayrıldığında bilgi onunla gitmez. Bakiye limiti müşteri tarafında borcu sınırlamak için kullanılır. Tedarikçi tarafında ise karşı tarafla anlaşılan çalışma sınırının kaydıdır; limitin aşılması pazarlık konusu olabilir, sürpriz olmamalıdır.
Ödeme, Kasa ve Banka Aynı Kayda Bağlanır
Nakit, kart ve havale hareketleri kasa ve banka bakiyeleriyle birlikte cariye bağlanır. Bir tedarikçiye yapılan ödeme hem o carinin bakiyesini düşürür hem de kasadan ya da bankadan çıkışı gösterir; iki kayıt arasında elle bağ kurmanız gerekmez. Borç–alacak dengesi ve dönem sonu raporları bu bağdan üretilir ve çıktı muhasebeye hazır gelir. Ödeme listesini ayrı bir tabloda tutan işletmenin sonu ise bellidir: iki liste bir yerde ayrışır ve hangisinin doğru olduğu bilinmez.
Ekstrede Neye Bakılır?
Cari ekstresi tarih aralığına göre alınır; güncel bakiyeyi, borç ve alacak toplamlarını verir. Tedarikçi ekstresinde üç şeye bakmak yeterlidir:
- Açılış ve kapanış bakiyesi: dönem içinde borç arttı mı, azaldı mı.
- Ödeme düzeni: borç parça parça mı kapanıyor, yoksa ay sonunda tek kalemde mi.
- Eşleşmeyen kalem: karşı tarafın ekstresiyle tutmayan satır. Anlaşmazlık genelde tek bir eksik ödeme kaydından çıkar.
Çok Şubede Aynı Tedarikçi
Aynı tedarikçiyle birden çok şube çalışıyorsa hareketler merkezden görülür ve şube bazında borç–alacak takibi yapılır. Bu tek bir sorunun cevabını verir: bu tedarikçiye toplam borcumuz ne kadar? Şube şube toplanan rakam hem geç gelir hem eksik kalır. Cari hesap modülünün tamamını, veresiye tarafıyla birlikte ürün sayfasında bulabilirsiniz.
