Restoran POS sistemi seçimi yapılırken işletmelerin sorması gereken kritik sorular vardır. Bu sorulara alınan profesyonel yanıtlar eşliğinde seçilen POS sistemi, iş süreçlerinin doğru yönetilmesinde etkilidir. Ödemeleri yöneten, finansal tablolar oluşturmanıza yardımcı olan ve stokları takip etme fırsatı sunan POS sistemi, işletme süreçlerinin direğidir. Bu açıdan işletmeniz için POS seçmeyi planlıyorsanız şu 15 kritik soruya yanıt aramalısınız.
POS Sistemi Restoranım İçin Yeterli mi?
Restoran POS sistemi seçimi yaparken en kritik sorulardan ilki bu sistemin işletmeniz için yeterli olup olmamasıdır. Seçilen sistemin gerçekten restoranınız için yeterli olup olmadığını bilmek, olası aksaklıklar karşısında önceden önlem almanıza yardımcı olur. Restoran POS sistemi seçimi yaparken sistemi şu şekilde değerlendirebilirsiniz:
- İnternet kesintisi olursa sistem sipariş almaya ve ödeme süreçlerinin devamına olanak tanıyor olmalıdır.
- Trendyol, Yemeksepeti gibi platformlarla otomatik çalışan bir sistem seçmelisiniz.
- Stok ve hammadde takibinin anlık yapılabilmesine imkân tanıması önemlidir.
- Çoklu cihaz desteği olmalıdır. Mutfak ekranı desteği olan POS sistemini tercih etmelisiniz.
- İşletmenizin tüm süreçlerine mobilden erişim imkânı olmalıdır.
Bulut Tabanlı mı, Yerel mi Çalışıyor?
Bulut POS mu, yerel POS mu sorusu genelde tüm işletme sahiplerinin aklını kurcalıyor. Her iki sistemin de kendine göre avantajları bulunuyor. Restoran POS sistemi seçimi yaparken de bu avantajları değerlendirebilirsiniz. Bulut POS sistemi uzaktan erişim imkânı olan sistemlerdir. İşletmenize ait olan tüm veriler internet üzerinde bulunan sunucularda güvenle saklanır. Pahalı ana sunucu yatırımı istememesi, otomatik güncelleme yapılması ve ölçeklenebilir olması avantajları arasındadır. Aynı zamanda çok şubeli işletmelerin tek merkezden yönetilmesinde ciddi avantajı vardır. Yerel POS sistemleri ise tamamen fiziksel ana sunucularda çalışan bir yapıya sahiptir. Yerel POS sistemleri internet bağlantısına gereksinim duymadan çalışır. Bunlar restoran içerisindeki lokal ağ üzerinden kesintisiz bir çalışma prensibine sahiptir. Tek seferlik lisans maliyeti vardır ve aylık abonelik ödemek durumunda kalmazsınız. Birden fazla şubeniz varsa bulut, tek bir işletmeyseniz yerel POS avantajlı olabilir.
İnternet Kesildiğinde Sistem Çalışmaya Devam Eder mi?
POS cihazları eğer internete bağlı olarak çalışıyorsa, işletmelerin en yoğun anlarında internetin kesilmesi birtakım sıkıntıları beraberinde getirir. Kesinti sırasında siparişlerin mutfağa iletilmemesi ve ödemelerin alınamaması ciddi birer problemdir. Böyle durumlarda restoran POS sistemi seçimi yaparken, internet bağlantısı kopsa dahi restoran içerisindeki Wi-Fi ya da kablolu lokal ağ ile çalışmaya devam eden sistemler tercih edilebilir.
Masa Yönetiminde ve Adisyonda Pratik mi?
Restoran POS sistemi seçimi yaparken modelin pratik kullanımı en önemli kriterlerden biridir. Salon ve mutfak arasında sipariş ağının yönetilebilmesine katkıda bulunan bir sistem tercih etmelisiniz. Bu aşamada seçilen sistemde ekranlar arasında kaybolmamalısınız; kullanımı rahat ve pratik olmalıdır. Yazılımın, işletmenin tüm kat planını aynen dijital ekranınıza yansıtması gerekir. Aynı zamanda masaların durumlarını farklı renklerle göstermesi beklenir. Kısacası işletme içerisindeki iş akışını kolaylaştırmalıdır.
Stok Takibi Otomatik Yapılabilir mi?
Restoranınızda kullanacağınız POS sistemi ile stok takibi yapabilmelisiniz. Restoranda kullanılan her hammadde ya da satılan her ürün, otomatik olarak POS sisteminin stok kısmına yansıtılmalıdır. Özellikle birden fazla şubeniz varsa, restoran POS sistemi seçimi yaparken stok takibi yapılabilen sistemler tercih edilmelidir. Otomatik olarak stok takibi yapabilmenize olanak tanıyan sistemler sayesinde manuel sayım ve defter tutma gibi problemler ortadan kalkar.
Raporlama Özellikleri Nasıl, İhtiyacıma Yanıt Verir mi?
Restoran POS sistemlerinin önemli özelliklerinden birisi de ham verileri işleyerek karar alma sürecine dönüştürebilmesidir. Yetersiz hazırlanan raporlar, işletmenin aylık kârını ve zararını görmenize engel olur. Körü körüne kararlar almanıza neden olarak işletmenizin zarara uğramasına sebep verebilir. Bu nedenle POS seçimi yaparken sistemin raporlama özelliklerini iyi araştırmalısınız. İhtiyaçlarınıza tam karşılık veren sistemleri kullanmalısınız.
Ödeme Sistemleri ile Uyumlu Çalışır mı?
Seçilecek POS sisteminin mutlaka modern ve yeni nesil ödeme sistemleri ile uyumlu olması gerekir. Yemek kartları ve dijital kupon kart çözümleriyle de uyumlu olmalıdır. Masada ödeme yapabilme ve QR kod ile ödeme seçeneğini de sunabilmelidir.
E-Fatura ve E-Arşiv Sistemleri ile Uyumlu mudur?
e-Fatura ve e-Arşiv sistemleri ile uyumlu olup olmadığını seçim yaparken sorgulamak gerekir. Restoran POS sistemi seçimi esnasında en çok önem verilen kriterlerden biridir. Masada ya da kasada doğrudan fatura kesebilen sistemleri tercih edin. Aynı zamanda muhasebe programları ile otomatik çalışabilmelidir.
POS Sisteminin Teknik Desteği Ne Kadar Hızlıdır?
POS sistemi seçerken sorulması gereken en kritik sorulardan birisi teknik destek kalitesidir. Restoran sektöründe teknik bir problem nedeniyle kasa uzun süre kilitlenebilir. Bu durum müşteri birikmesine ve memnuniyetsizliğe sebebiyet verebilir. Bundan dolayı acil durumlarda POS firmasının size gerekli teknik servis hizmetini hızlıca vermesi gerekir.
Lisansı ve Kullanım Maliyetleri Nelerdir?
Restoran POS sistemi seçimi sırasında sormanız gereken bir diğer soru lisans ve kullanım maliyetleridir. POS sistemi yatırımı sırasında ilk etapta ödenen yazılım ya da cihaz bedeli dışında ek ücretler olup olmadığını bilmek gerekir. Genelde ilk etapta ödenen masraflara odaklanan işletmeler, sonradan çıkan ek ödemeler nedeniyle sorun yaşayabiliyor. Lisanslama modelinin bulut mu yoksa tek seferlik mi olduğunu sorgulayın. Aynı zamanda ek ücretler olup olmadığına da dikkat edin.
İşletme Verilerim Güvende Olur mu?
POS sisteminizi seçerken işletme verilerinizin ne kadar güvende olduğunu da sorgulamanız gerekiyor. Günlük ciro verilerinden müşteri bilgilerine kadar her detay bu aşamada önemlidir. POS sistemlerinde yaşanabilecek veri kayıpları ve veri sızıntıları firmanız için ciddi sorunlar getirebilir. Seçeceğiniz sistemin şu açılardan güçlü olmasına dikkat edin:
- Bulut yedekleme sistemi olması önemlidir. Çünkü tek bir bilgisayarda işletme verilerinin tamamını saklamak çok büyük bir risktir.
- Verilerin şifrelenmesi güvenlik açısından önemlidir. Aynı zamanda SSL protokollerine uygun bir sistem olmalıdır.
- Yasal mevzuatlara uygun bir sistem olmalıdır. Müşteri verilerinin kesinlikle üçüncü şahıslarla paylaşılmamasına dikkat edin.
- Verilerinizin hangi veri merkezinde saklandığını mutlaka sorgulamanız gerekir.
İleride Yeni Şube Eklersem Entegre Edilebilir mi?
Seçeceğiniz POS sisteminin işletmenizin büyümesine uygun olması gerekiyor. Yeni şubeler açarken bu şubelerin stok, satış ve ürün girişi gibi işlemlerini de aynı sisteme ekleyebilmelisiniz. Seçilen POS sistemi ile birden fazla şubeyi tek merkezden yönetmeniz mümkün olmalıdır.
Gizli Ücretler ya da Ek İşlem Maliyeti Var mıdır?
Restoran POS sistemi seçimi sırasında gizli ücretleri ve ek işlem maliyetlerini sorgulamanız gerekiyor. Donanım, cihaz ve kullanıcı başına lisanslama gibi konularda sisteminizin durumuna göre maliyetler artabilir. Ödeme kuruluşu ve komisyon maliyetleri gibi tüm kalemleri sistem seçimi sırasında sormalısınız.
Raporlama Paneli Ne Tür Özellikler Sunuyor?
Raporlama panelinin sunduğu özellikler de sorgulanması gereken bir konudur. İşletmenin anlık verilerine ulaşabilmek ve geleceğe yönelik kararlar alabilmek için kapsamlı bir raporlama sistemi olmalıdır. Sistemin güçlü raporlama altyapısı varsa ham veriyi daha rahat işlemenize imkân tanır.
Kurulum ve Kullanıcı Eğitimi de Pakete Dahil midir?
Kurulum ve kullanıcı eğitimi, restoran POS sistemi seçimi sırasında sormanız gereken kritik noktalardan biridir. Kurulumun yerinde mi yoksa uzaktan mı yapıldığını, personele nasıl eğitim verildiği gibi her detayı önceden öğrenmelisiniz.
