Çok Şubede Tek Panel: Stok Transferi ve Kasa Takibi

Tek Panelde Bir Kez Yapılan İşler

Şube sayısı arttıkça aynı işi her şubede tekrar yapmak zaman alır ve hata doğurur. Tek panelde bu işler bir kez yapılır.

• Menü, ürün ve fiyat tanımı merkezde yapılır ve tüm şubelere gönderilir.
• Zam ve kampanya şube şube dolaşmadan topluca uygulanır.
• Yeni şubede menü ve fiyat merkezden kopyalanır; şube aynı gün satışa geçer.
• Farklı türdeki şubeler (örneğin restoran ve market) aynı hesapta ayrı menüyle çalışır.

Stok Her Şubede Ayrı, Görünüm Tek

Her şubenin kendi deposu vardır. Satış o şubenin stoğundan düşer: mutfaklı işletmede reçetedeki hammadde, markette barkodlu ürün. Merkez bütün depoları aynı panelde görür. Anlık stok durumuna Patron uygulamasından telefonla da bakılır. Minimum stok uyarısı, fire ve maliyet raporu da şube bazında tutulur. Uyarı bir şubede çıktığında önce diğer şubelerin deposuna bakın. Ürün başka bir şubede fazla duruyorsa satın almadan önce transfer edin. Uyarı: eksi stoğa satış depo ayarıdır ve varsayılan olarak kapalıdır. Açarsanız kayıttaki stok gerçeği göstermez; açmadan önce sayım düzeninizi kurun.

Şubeler Arası Transfer İki Yönden Başlar

Transfer bir kayıttır, telefonla verilen bir söz değildir. Mal çıkan şubenin deposundan düşer, giren şubenin deposuna eklenir. Stok kaydında transfer çıkışı ve transfer girişi ayrı hareket olarak görünür.

• Şube talep açar: talep "bekliyor" durumunda doğar. Kaynak şube çıkış deposunu seçer ve malı gönderir.
• Merkez gönderir: merkez bir depodan diğerine transferi başlatır. Transfer doğrudan "yolda" durumunda doğar.
• Teslim alan şube transferi kapatır. Talep reddedilebilir ya da iptal edilebilir.
• Depo ayarında teslimde kabul ya da ret adımı açılabilir. Eksik gelen sevkiyatın sorgulandığı şubelerde bu adımı açın.

Sayım Farkı Nerede Görünür

Tek panel sayımı ortadan kaldırmaz; sayım şubede fiziksel bir iştir. Panelin katkısı sayımın sonucunu tutmaktır. Sayımda sayılan miktar ile kayıttaki miktar birlikte saklanır, fark bu iki değerden okunur. Birden çok kişi aynı sayım oturumuna katılabilir. Transfer sonrası sayım farkı çıkarsa önce yolda kalan transferlere bakın. Teslim alınmamış bir transfer, mal şubeye girdiği hâlde kayıtta görünmez.

Kasayı Şube Şube Okumak

Merkez her şubenin ödeme yöntemlerine göre dağılımını panelde görür. Gün sonunda Z raporu şunları ayrı satırlarda gösterir:

• Ödeme yöntemine göre tutar.
• KDV dağılımı.
• Ödemesi alınmış ama sonradan iptal edilmiş siparişler, tutar ve adetle.

Kasa Yetkisini Şubede Bırakın

Kasa açma ve kapama ayrı bir yetkidir. Ödeme geçmişini düzeltmek de ayrı bir yetkidir. İkisini her şubede bir sorumluya verin; merkez bu işi uzaktan yapmasın. Nedeni basit: kasadaki nakdi yalnız şubedeki kişi sayabilir. Merkez raporu okur, sapma görürse şube sorumlusuna sorar.

Tek Panelin Sınırı

İnternet kesildiğinde şube satışa devam eder. Ama kesinti süresince merkez panelde o şubenin satışı ve stoğu güncellenmez. Bağlantı geldiğinde veri eşitlenir ve geriye dönük yerine oturur. Bu yüzden gün içinde bir şubenin stoğu ya da cirosu beklenmedik görünüyorsa önce bağlantısını kontrol edin. Transfer kararını ve kasa karşılaştırmasını gün kapandıktan sonra verin.