Veresiye, mahalle esnafının en eski ödeme yöntemi ve en zayıf kayıt noktasıdır. Kâğıt defter kimin borcu olduğunu gösterir; ne zamandan beri borçlu olduğunu, hangi tahsilatın hangi borca sayıldığını ve o günün kasasında gerçekten kaç lira olduğunu göstermez. Cari hesap bu üç boşluğu kapatır. Bu yazıda borcun nasıl oluştuğunu, tahsilatın nasıl işlendiğini, ekstrenin nasıl okunacağını ve en çok karıştırılan ayrımı — kasa ile ciro — anlatıyoruz.
Kâğıt Defterin Üç Sorunu
Birincisi bakiyedir: defterde satırlar vardır ama toplam yoktur. Kimin ne kadar borcu olduğunu öğrenmek için sayfayı baştan toplamak gerekir ve bu iş genelde ay sonuna bırakılır. İkincisi zamandır. Defter borcun tarihini yazar ama kaç gün geçtiğini hesaplamaz. Otuz günlük borç ile yüz günlük borç aynı satırda, aynı görünümde durur; oysa ikisinin tahsil edilme ihtimali aynı değildir. Üçüncüsü kasa hesabıdır. Veresiye satış cirodur ama kasaya para girmez. Kâğıtla çalışan işletme gün sonunda ciroyu kasa sanır, eksik parayı arar ve genelde personelden şüphelenir.
Cari Hesap Kime Açılır?
Cari hesap, düzenli alışveriş yapan ve ödemesini sonra yapan her taraf için açılır:
- Kurumsal müşteri: yakındaki iş yeri, öğle yemeği anlaşması yapılan şirket, unvan ve vergi bilgisiyle.
- Bireysel müşteri: mahalleden düzenli gelen, hesabı sonradan kapatan müşteri.
- Tedarikçi: bu kez borçlu olan taraf sizsiniz; aynı defter ters yönde çalışır.
Borç Nasıl Oluşur: Açık Hesap Satışı ve Manuel Borç
Borcun ana kaynağı açık hesap satışıdır: sipariş kapanırken ödeme yöntemi olarak nakit ya da kart değil, müşterinin cari hesabı seçilir. Sipariş tutarı o hesabın borcuna yazılır. Böylece satış ciroya girer, kasaya para girmez ve ikisi karışmaz. İkinci yol sipariş dışı borç kaydıdır. Kasadan sipariş geçmeden müşteriye ürün ya da nakit verildiğinde defterin düzeltilmesi gerekir; bu durumda tutar, tarih ve açıklama girilerek borç elle eklenir. Bu kaydın açıklama alanını boş bırakmamak önemlidir — üç ay sonra o satırın niçin açıldığını yalnız açıklama söyler.
Tahsilat: Nakit, Kart ve Havale
Tahsilat borçtan bağımsız bir hareket olarak girilir ve yöntemi seçilir: nakit, kart ya da havale/EFT. Yöntemin kaydedilmesi gün sonunda kasayı denkleştirmek için gereklidir; nakit tahsilat kasadaki parayı artırır, havale banka hesabına düşer. Kısmi tahsilat kuraldışı değildir: borcun bir bölümü ödenir, kalan bakiye açık kalır. Yanlış girilen tahsilat ise silinmek yerine iade hareketiyle düzeltilir — böylece defterde ne olduğu izlenebilir kalır. Hesaplar arası aktarım da ayrı bir hareket türüdür.
Ekstre Bakiyeyi Satır Satır Gösterir
Cari hesabın ekstresi, seçilen tarih aralığındaki bütün hareketleri sırayla listeler. Üstte dönem başı bakiye durur: o tarihe kadar devreden borç. Her satırın yanında ise o hareket işlendikten sonraki bakiye görünür. Bu düzenin pratik faydası tartışmayı bitirmesidir. Müşteri "ben ödedim" dediğinde ekstredeki tahsilat satırı tarihiyle ve yöntemiyle ortadadır; bakiyenin hangi satırdan sonra ne olduğu tek tek okunur. Kâğıt defterde bu tartışma çoğunlukla hafızayla çözülür.
Kasa ile Ciro Aynı Şey Değil
Veresiye ile çalışan işletmenin bilmesi gereken en önemli ayrım budur. Günlük ciro satılan malın toplamıdır: peşin satış, tahsil edilmiş açık hesap satışı ve veresiye. Kasa toplamı ise elinize giren gerçek paradır: peşin ödemeler ve o gün yapılan cari tahsilatlar. Veresiye ciroya girer, kasaya girmez; dünkü borcun bugün tahsil edilmesi kasaya girer, bugünün cirosuna girmez. İkinci rakam yaşlandırmadır. Açık bakiyeler 0-30, 30-60, 60-90 ve 90 günden fazla olmak üzere gruplanır. Toplam borç aynı kalsa bile 90 gün üstü grubun büyümesi tahsilat sorununun büyüdüğünü gösterir; hangi müşteriyi arayacağınızı bu tablo söyler. Cari hesap modülünün tamamını ürün sayfasında bulabilirsiniz.
